Un sistema de administración de bases de datos (DBMS, por sus siglas en ingles) es simplemente el software que permite que una organización centralice los datos, los administre eficientemente y e acceso a los datos almacenados a los programas de aplicaciones. El DMBS actúa como una interfaz entre los programas de aplicaciones y los archivos físicos de datos. Cuando el programa de aplicaciones solicita un elemento de datos como el sueldo bruto, el DBMS encuentra este elemento en la base de datos y lo presenta al programa de aplicaciones. Si utilizara lo archivos de datos tradicionales, el programador tendría que especificar el tamaño y el formato de cada elemento de datos utilizando en el programa y le indicaría donde se localizan. Un DBMS elimina la mayoría de instrucciones de definición de datos que se encuentran en los programas tradicionales.
El DBMS libera al programador o al usuario final de la tarea de comprender dónde y como se almacenan realmente los datos separando las vista lógica y física de los datos. La vista lógica presenta los datos como los deberían percibir los usuarios finales o los especialistas de la empresa, en tanto que la vista física muestra como están organizados y estructurados realmente los datos de en un medio de almacenamiento físico. Solo hay una vista física de los datos, pero puede haber varias vistas lógicas diferentes. El software de administración de las bases de datos hace disponibles las bases de datos físicas para distintas vistas lógicas presentadas por varios programas de aplicaciones. Por ejemplo, un programa de presentaciones de retiro del empleado puede usar una vista lógica de la base de datos de los recursos humanos ilustrada en la figura 7-4, que solo requiere los datos de nombre, dirección, numero de seguridad social, plan de pensión y prestaciones de retiro del empleado.
Un sistema de administración de bases de datos tiene tres componentes:
1.- Un lenguaje de definición de datos.
2.- Un lenguaje de manipulación de datos
3.- Un diccionario de datos
El lenguaje de definición de datos es el lenguaje formal que emplean los programadores para especificar el contenido y estructura de la base de datos. Este lenguaje define cada elemento de la base de datos como aparece en la base de datos antes que de que el elemento de datos se traduzca en los formatos requeridos por los programas de aplicaciones.
La mayoría de los DBMS tiene un lenguaje especializado llamado lenguaje de manipulación de datos, el cual utiliza en conjunto con algunos lenguajes convencionales de programación de aplicaciones para manipular datos en las bases de datos. Este lenguaje contiene comandos que permiten que los usuarios finales y los especialistas en programación extraigan datos de la base de datos para satisfacer requerimientos de información y desarrollar aplicaciones. El lenguaje más prominente de manipulación de datos es el lenguaje de consultas estructurado o SQL. Los usuarios finales y los especialistas en sistemas de información pueden usar el SQL como un lenguaje de consultas interactivo para acceder a datos desde las bases de datos, y los comandos de SQL se pueden incrustar en programas de implicaciones escritos en lenguajes convencionales de programación.
El tercer elemento de un DBMS es un diccionario de datos, que es un archivo automatizado o manual, el cual almacena las definiciones de los elementos de datos, y sus características, como uso, presentación física, propiedad (quien es el responsable de mantener los datos en la organización ), autorización y seguridad. Muchos diccionarios de datos pueden producir listas e informes de datos como agrupaciones, ubicaciones de programas, etcétera. La figura7-5 ilustra un informe de muestra de un diccionario de datos que presenta el tamaño, formato, significado y uso de un elemento de datos en una base de datos de recursos humanos. Un elemento de datos representa un campo. Además de enlistar el nombre estándar ( MONTO – PAGO – BASE ), el diccionario enlista los nombres que hacen referencia a este elemento en sistemas específicos e identifica los individuos, funciones de negocios, programas e informes que utilizan este elemento de datos.
Al crear un inventario de datos contenidos en la base de datos, el diccionario de datos funciona como una importante herramienta de administración de datos. Por ejemplo, los usuarios de negocios podrían consultar el diccionario para encontrar exactamente que piezas de datos se conservan para la función de ventas o de marketing o incluso determinar toda la información mantenida por toda la empresa. El diccionario podría proporcionar a los usuarios de negocios, el nombre, formato y especificaciones requeridas para tener acceso a datos para informes. El personal técnico podría utiliza el diccionario para determinar que elementos de datos y archivos se deben cambiar si se modifica un programa.
La mayoría de diccionarios de datos son totalmente pasivos; simplemente dan informes. Los tipos mas avanzados son activos; los programas relacionados pueden utilizar automáticamente los cambios en el diccionario. Por ejemplo para cambiar códigos postales de cinco a nueve dígitos, bastaría hacer el cambio en el diccionario sin tener que modificar todos los programas de aplicaciones que utilizan códigos postales en un entorno ideal de base de datos, los datos se definen una ves solamente y se usan para todas las aplicaciones cuyos datos residen en la base de datos, eliminado así la redundancia e inconsistencia de los datos. Los programas de aplicaciones que se escriben utilizando una combinación de lenguaje de manipulación de datos del DBMS y un lenguaje convencional de programación, solicitan a la base de datos los elementos de datos. El DMBS encuentra y transmite los elementos de datos solicitados por los programas de aplicaciones. El programador no tiene que especificar en detalle quien o donde se deben de encontrar los datos.
Un DMS puede reducir la dependencia de datos del programa junto con el desarrollo de datos del programa junto con los costos de mantenimiento se puede incrementar el acceso y la disponibilidad de la información por que los usuarios y los programadores pueden realizar consultas de datos ADHOC en la base de datos. El DBMS permite que la organización centralice la administración, uso y seguridad de los datos.
La ventana a la administración ilustra algunos de estos beneficios.
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