La tecnología de bases de datos puede reducir muchos de los problemas que origina la organización tradicional de archivos. Una definición muy rigurosa de base de datos es un conjunto de datos organizados para satisfacer eficientemente a muchas aplicaciones centralizando los datos y minimizando su redundancia. En vez de que los datos se almacenen en archivos separados para cada aplicación, se guardan físicamente para que aparezcan a los usuarios como si estuvieran almacenados en un solo lugar. Una sola base de datos abastece a múltiples aplicaciones. Por ejemplo, en vez de que una corporación guarde los datos de empleados en sistemas separados de información y en diferentes archivos para personal, nomina y prestaciones, podría estar en una sola base de datos común de recursos humanos.
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