Gran parte del software que se utiliza actualmente en las empresas no se programa a la medida, sino que consta de paquetes de software de aplicaciones y herramientas de productividad de escritorio. Un paquete de software es un conjunto de programas preescrito, precodificado y disponible comercialmente, que elimina la necesidad de que los individuos o las organizaciones tengan que escribir sus propios programas de software para ciertas funciones. Hay paquetes de software del sistema, pero la mayoría es software de aplicaciones.
Por lo común, los paquetes de software que corren en mainframes y computadoras más grandes requieren programadores profesionales para su instalación y soporte. Sin embargo, también existen paquetes de software de aplicaciones desarrollados explícitamente para usuarios finales. Los paquetes de software de productividad para procesamiento de texto, hojas de cálculo, administración de datos, gráficos de presentaciones, paquetes de software integrado, correo electrónico, navegadores Web y groupware son las herramientas de software de mayor uso entre empresas y usuarios consumidores.
Software de procesamiento de texto
Este tipo de software de procesamiento de texto que ya se presento en el capítulo 2, almacena electrónicamente datos de texto como un archivo de computadora más que como un impreso en papel. El software de procesamiento de texto permite que el usuario haga cambios electrónicamente en el documento que se encuentra en la memoria. Esto elimina la necesidad de reescribir toda una página para incorporar las correcciones. El software tiene opciones de formateo para hacer cambios en el espacio entre líneas, los márgenes, el tamaño de los caracteres y el ancho de columna. Microsoft Word y WordPerfect son paquetes de procesamiento de texto muy utilizados. La figura 6-11 ilustra una pantalla de Microsoft Word que revisa la ortografía, junto con las opciones principales del menú.
La mayoría del software de procesamiento de texto cuenta con características avanzadas que automatizan otras tareas de escritura: revisores de ortografía, revisores de estilos (para analizar gramática y puntuación), programas de diccionario y programas de combinación de correo, que enlaza cartas u otros documentos de texto con los nombres y direcciones de una lista de envíos por correo. Las versiones más nuevas de este software pueden crear y acceder a páginas Web.
Las empresas que necesitan crear folletos, manuales o libros con una apariencia muy profesional probablemente utilizaran el software de autoedición para este propósito. El software de autoedición da más control sobre la colocación de textos, gráficos y fotografías en el diseño de una página en comparación a como lo hace el software de procesamiento de texto. Adobe PageMaker y QuarkXPress son dos paquetes de autoedición de gran uso.
Hojas de cálculo
El software de hojas de cálculo electrónicas proporciona versiones computarizadas de las herramientas tradicionales de modelado financiero como el cuaderno con columnas, lápiz y calculadora del contador. Una hoja de cálculo electrónica está organizada en una rejilla de columnas y filas. El poder de la hoja de cálculo electrónica se pone de manifiesto al cambiar un valor o valores porque todos los demás valores relacionados en la hoja de cálculo se recalcularan automáticamente.
Las hojas de cálculo son valiosas para aplicaciones en las que numerosos cálculos con piezas de datos deben estar en mutua relación con los demás. Las hojas de cálculo también son útiles para aplicaciones que requieren modelado y análisis del tipo que pasaría si. Luego que el usuario ha construido un conjunto de relaciones matemáticas, la hoja de cálculo se puede recalcular instantáneamente utilizando un conjunto diferente de supuestos. Se puede evaluar fácilmente una gran cantidad de alternativas cambiando una o dos piezas de datos, sin necesidad de introducir nuevamente el resto de la hoja de trabajo. Muchos paquetes de hoja de cálculo incluyen funciones graficas que pueden presentar datos en forma de gráficos de líneas, de barras o circulares. Los paquetes de hoja de cálculo de mayor uso son Microsoft Excel y Lotus 1-2-3. Las versiones más novedosas de este software pueden leer y escribir archivos Web. La figura 6-12 ilustra los resultados de una hoja de cálculo para un análisis de punto de equilibrio y su grafico adjunto.
Software de administración de datos
Aunque los programas de hoja de cálculo son herramientas poderosas para manipular datos cuantitativos, el software de administración de datos es más conveniente para crear y manipular listas y para combinar información proveniente de archivos diferentes. Los paquetes de administración de datos de PC tienen características de programación y menús fáciles de aprender que permiten que incluso quien no es especialista pueda construir pequeños sistemas de información.
Por lo general, el software de administración de datos tiene facilidades para crear archivos y bases de datos y para almacenar, modificar y manipular datos de informes y consultas. En el capítulo 7 se puede encontrar un tratamiento detallado del software de administración de datos y de los sistemas de administración de bases de datos. Entre el software de administración de bases de datos para computadoras personales más popular se encuentra Microsoft Access, que ha sido reforzado para publicar datos en la Web. La figura 6-13 muestra una pantalla de Microsoft Access que ilustra algunas de sus capacidades.
Gráficos para presentaciones
El software de gráficos para presentaciones permite que los usuarios creen presentaciones graficas de calidad profesional. Este software puede convertir datos numéricos en gráficos y puede incluir características multimedia de sonido, animación, fotografías y videoclips. Los principales paquetes de gráficos para presentaciones incluyen capacidades de presentaciones de transparencias creadas por computadora y traducción de contenido para la Web. Microsoft PowerPoint y Freelance Graphics Lotusson de los paquetes de gráficos para presentaciones populares.
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