La selección y uso de tecnología de hardware y software de cómputo puede tener un profundo impacto en el desempeño de la empresa. Por tanto, el hardware y el software de cómputo representan activos organizacionales importantes que se deben administrar adecuadamente. Ahora se describen los aspectos más importantes de la administración de los activos de tecnología de hardware y software: entender los requisitos de la nueva tecnología para el comercio electrónico y la empresa digital, determinar el costo total de la propiedad (TCO, por sus siglas en ingles) de los activos de tecnología, y determinar si es conveniente poseer y mantener activos de tecnología o utilizar proveedores externos de servicios de tecnología para la infraestructura de TI de la empresa.
Requisitos de Hardware para el Comercio Electrónico y la Empresa Digital
El comercio electrónico y los negocios en línea están colocando fuertemente nuevas demandas en tecnología de hardware puesto que las organizaciones están reemplazando demasiados manuales y procesos de oficina con medios electrónicos. Se requieren procesamientos y recursos de almacenamiento mucho más grandes para procesar y almacenar el creciente número de transacciones digitales que fluyen entre las diversas partes de la empresa y sus clientes y proveedores. Cuando mucha gente utiliza un sitio Web al mismo tiempo, provoca grandes tensiones en un sistema de cómputo, de la misma manera que ocurre cuando se aloja una gran cantidad de páginas Web interactivas con gráficos o video de uso intensivo de datos.
Planeación de la capacidad y la escalabilidad
Los gerentes y los especialistas en sistemas de información necesitan ahora poner más atención a la planeación de la capacidad y la escalabilidad del hardware que en el pasado. La planeación de la capacidad es el proceso de predecir cuándo se saturara un sistema de hardware de cómputo. Considera factores como la máxima cantidad de usuarios que el sistema puede acomodar a la vez, el impacto de las aplicaciones de software existentes y futuras y las mediciones de desempeño, como un mínimo en tiempo de respuesta para procesar transacciones de negocios. La planeación de capacidad asegura que la empresa tenga suficiente potencia de cómputo para sus necesidades actuales y futuras. Por ejemplo, el mercado accionario Nasdaq efectúa una planeación de capacidad anticipada para identificar los picos en el volumen de transacciones accionarias y para asegurarse de que tiene suficiente capacidad de cómputo para manejar grandes oleadas de volumen cuando las transacciones sean muy pesadas.
Aunque la planeación de capacidad la realizan los especialistas en sistemas de información, es esencial la información que den los gerentes de la empresa. Estos necesitan determinar niveles aceptables de tiempo y disponibilidad de respuesta de cómputo para que los sistemas de misión crítica de la empresa mantengan el nivel de desempeño de negocios que esperan. Aplicaciones nuevas, fusiones y adquisiciones y cambios en el volumen de negocios tendrán un impacto en la carga de trabajo de cómputo y se deben tomar en cuenta cuando se planee la capacidad del hardware.
La escalabilidad se refiere a la capacidad de una computadora, producto o sistema, de expandirse para dar servicio a un gran número de usuarios sin incurrir en fallas. Tanto el comercio electrónico como los negocios en línea requieren infraestructuras de TI escalabres que tengan la capacidad de crecer con el negocio conforme aumenten el tamaño de un sitio Web y el número de visitantes. Las organizaciones se deben asegurar de contar con suficientes recursos de procesamiento de cómputo, de almacenamiento y de red para manejar los volúmenes emergentes de transacciones digitales y para poner inmediatamente dichos datos en línea a disposición de todos.
Costo Total de Propiedad (TCO) de Activos de Tecnología
La compra y mantenimiento de hardware y software de cómputo es solo uno de una serie de componentes de costo que los gerentes deben considerar al seleccionar y administrar los activos de tecnología de hardware y software. El costo real de la posesión de recursos de tecnología incluye el costo original de adquirir e instalar computadoras; los costos continuos de administración derivados de las actualizaciones, mantenimiento, soporte técnico y capacitación de hardware y software, e incluso los costos de las instalaciones y los bienes raíces para ejecutar y albergar la tecnología. Se puede utilizar el modelo de costo total de propiedad (TCO) para analizar estos costos directos e indirectos para ayudar a las empresas a determinar el costo real de las implementaciones de una tecnología específica.
Cuando se consideren todos estos componentes de costos, el TCO para un PC podría ser hasta tres veces más el precio de la compra original del equipo. Los “costos ocultos” del personal de apoyo y la administración de red adicional pueden hacer que las arquitecturas cliente/servidor distribuidas sean más caras que las arquitecturas de mainframe centralizadas.
Los costos de adquisición de hardware y software son responsables de solo el 20% del TCO; por tanto, los gerentes deben poner una atención más estrecha a los costos de administración para comprender el costo total del hardware y software de la empresa. Es posible reducir un poco estos costos mediante una administración más eficiente. El banco de inversiones Morgan Stanley estimo que las empresas gastaron 130,000 millones de dólares en los dos últimos años en gastos de tecnología innecesarios (Phillips, 2002). Muchas grandes empresas están molestas con el hardware y el software redundante e incompatible porque se ha permitido que sus departamentos y divisiones hagan sus propias compras de tecnología. Sus infraestructuras de tecnología de la información son excesivamente difíciles de manejar y caras de administrar.
Estas empresas podrían reducir su TCO mediante una mayor centralización y estandarización de sus recursos de hardware y software (véase la Ventana a la administración). Las compañías podrían reducir el tamaño del personal de sistemas de información requerido para apoyar su infraestructura si la empresa minimizara la cantidad de los diversos modelos de computadoras y piezas de software que se permite usar a los empleados. En una infraestructura centralizada, los sistemas se pueden administrar desde una ubicación central y la resolución de problemas se puede efectuar desde esa ubicación (David, Schuff y St. Louis, 2002).
El Kit de herramientas del gerente describe los componentes más importantes de TCO para ayudarle a realizar un análisis de TCO.
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