Un sistema efectivo de información da a los usuarios información oportuna, exacta e importante. Esta información se almacena en archivos de computadora. Cuando los archivos se ordenan y conservan adecuadamente, los usuarios pueden acceder y recuperar con facilidad la información que necesitan. Unos archivos bien administrados, ordenados con todo cuidado , facilitan la obtención de datos para la toma de decisiones empresariales, mientras que unos archivos administrados con descuido conducen a un caos en el procesamiento de datos, costos altos, un pobre desempeño y muy poca, si acaso, flexibilidad. A pesar de utilizar hardware y software de muy buen calidad, muchas organizaciones tienen sistemas e información ineficientes a causa de una administración de archivos negligentes. En esta sección se describen los métodos tradicionales que han utilizado las organizaciones para ordenar datos en archivos de computadora. También se analizan los problemas relacionados con estos métodos.
Términos y Conceptos De la Organización De Archivos
Un sistema de computo organiza los datos en una jerarquía que empieza con bits y bytes y avanza a campos, registros, archivos y bases de datos (véase la figura 7-1). Un bit representa la unidad más pequeña de datos que puede manejar una computadora. Un grupo de bits, llamado un byte, representa un carácter el cual puede ser una letra, un número u otro símbolo. Una agrupación de caracteres en una palabra, un grupo de palabras o un número completo (como el nombre o la edad de una persona) se llama campo. Un grupo de campos relacionados, como el nombre de un estudiante, el curso que toma, la fecha y el grado, conforma un registro; un grupo de registros del mismo tipo se llama archivo. Por ejemplo, en la figura 7-1, los registros de un estudiante podrían constituir un archivo de curso. Un grupo de archivos relacionados forman una base de datos. El archivo de curso del estudiante que se ilustra en la figura 7-1 se podría agrupar con otros archivos en los antecedentes personales y financieros de los estudiantes para crear una base de datos de estudiantes.
Un registro describe una entidad. Una entidad es una persona, lugar, cosa o evento sobre el que se conserva información. Un pedido es una entidad típica en un archivo de pedidos de ventas, el cual conserva la información de los pedidos de ventas de una empresa. Cada característica o cualidad que describe a una entidad en particular se llama atributo. Por ejemplo, numero de pedido, fecha de pedido, cantidad pedida, número de artículo y cantidad de artículo, serían un atributo de la entidad pedido. Los valores específicos que pueden tener estos atributos se pueden fundar en los campos de registro que describe la entidad pedido (véase la figura 7-2).
Cada registro en un archivo debe contener al menos un campo que identifique únicamente las instancias de ese registro para poder recuperar, actualizar o clasificar el registro. Este campo identificador se llama “Campo Clave”. Un ejemplo de un campo clave es el número de pedido para el registro de un pedido que se ilustra en la figura 7-2 o un número de empleado o el número del seguro Social para un registro personal (que contiene datos del empleado como nombre, edad, dirección, puesto, etc.).
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