La experiencia del Consejo de Turismo de Singapur ilustra en que medida depende el uso efectivo de la información del la manera en que se almacena organiza y accede a los datos. Una transmisión adecuada de la información no depende solamente de las capacidades del Hardware y software de cómputo si no también de la habilidad de la de la organización para administrar los datos como un recurso importante. La incapacidad del consejo de Turismo para integrar los datos como resultado procesos ineficientes de elaboración de informes que deterioraron el desempeño organizacional. El manejo eficiente de los datos ha sido un aspecto muy problemático para las organizaciones. De Aquí se derivan dos retos.
1. Obstáculos Organizacionales para un entorno de base de datos.
Implementar una base de datos requiere un cambio organizacional general en el rol de la información (y de los gerentes de la información), en la asignación de poder en los niveles directivos, en la propiedad y compartición de la información y en los patrones de orden organizacional. Un sistema de administración de base de datos (DBMS) desafía las estructuras de poder existentes en una organización y por esa razón con frecuencia genera una resistencia política. En un entorno tradicional de archivos, cada departamento construía archivos y programas para satisfacer sus necesidades específicas. Ahora con una base de datos, los archivos y programas se deben construir tomando en cuenta el interés de toda la organización en los datos. Aunque la organización haya gastado dinero en el hardware y software necesarios para un entorno de base de datos, tal vez no obtenga los beneficios que debiera si no está dispuesta a hacer los cambios organizacionales requeridos.
2. Integrar y garantizar la calidad de los datos.
El cambio a un entorno de base de datos puede ser un proceso largo y costoso. Además del costo del software del sistema de administración de base de datos (DBMS), de hardware relacionado y del modelado de datos , las organizaciones deben prevenir fuertes gastos para integrar, fusionar y estandarizar sus datos para que reciban en una base de datos que puedan dar servicio a toda la compañía. Con frecuencia, las organizaciones deben consumir un tiempo considerable en fusionar, limpiar y estandarizar los datos que poblaran su base de datos para eliminar inconsistencias, redundancias y errores que suelen surgir cuando diferentes sistemas y diferentes áreas funcionales almacenan y conservan datos que se superponen.
En este capítulo se examinan los requisitos administrativos, organizacionales y tecnológicos para administrar los datos como un recurso. Las organizaciones necesitan administrar sus activos de datos con mucho cuidado para asegurarse de que todos los gerentes, empleados tengan un fácil acceso a tales datos. En primer lugar se describen los retos típicos a que se enfrentan las empresas cuando tratan de acceder a la información utilizando tecnologías tradicionales de administración de archivos. Luego se describe la tecnología de los sistemas de administración de base de datos, los cuales pueden superar muchos de los inconvenientes de la administración tradicional de archivos y proporcionar la integración de la información en redes los ámbitos de la empresa que requieren las aplicaciones de la empresa digital. Se incluye una explicación de los requisitos administrativos y organizacionales para implementar con éxito un entorno de base de datos.
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