Problemas Con El Entorno Tradicional De Archivos

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En la mayoría de las organizaciones, los sistemas tendían a crecer de manera independiente y sin ajustarse a un plan grande. Cada área funcional tendía a desarrollar sistema de manera separada de las demás áreas funcionales. Contabilidad, finanzas, manufactura, recursos humanos y ventas y  marketing desarrollaban sus propios sistemas de archivos de datos. La figura 7-3 ilustra el enfoque tradicional de procesamientos de la información.

Desde luego, para operar, cada aplicación requería sus propios archivos y su propio programa de cómputo. Por ejemplo, el área funcional de recursos humanos puede contar con un archivo maestro de personal, un archivo de nomina, un archivo de seguros médicos, un archivo de pensión, un archivo de listas de correos y así a hasta decenas, tal vez cientos de archivos y programas que ya existían. En la compañía como un todo, este proceso conducía a múltiples archivos maestros creados, conservados y operados por divisiones o departamentos separados. Conforme este proceso continua de 5 a 10 años, la organización se encuentra con una carga de programas y aplicaciones y nadie sabe que hacen, que datos emplean, ni quien está utilizando los datos. Los problemas resultantes son redundancia de datos, dependencia de programas, inflexibilidad, una pobre seguridad de datos y la incapacidad de compartir datos entre aplicaciones.

Redundancia De Datos Y Confusión

La redundancia de datos es la presencia de datos duplicados en multiples archivos de datos. La redundancia de datos ocurre cuando diferentes divisiones, áreas funcionales y grupos de una organización recolectan de manera independiente la misma pieza de información. Puesto que se recolecta y mantiene en tantos lugares diferentes, el mismo elemento de datos como empleado, año fiscal o código de identificación de producto podría tener significados diferentes en las diferentes partes de la organización. Sistemas diferentes podría utilizar nombres diferentes para el mismo elemento. Por ejemplo, las ventas, el inventario y los sistemas de manufactura de un detallista de ropa podría usar códigos diferentes para representar el tamaño de una prenda. Un sistema podría representar el tamaño de la prenda como “extra grande”, en tanto que otra podría utilizar el código XL con el mismo propósito. La confusión resultante dificultaría que las compañías crearan una administración de las relaciones con el cliente, una administración de la cadena de abastecimiento y sistemas empresariales que integraran los datos desde fuentes diferentes.

Dependencia De Datos Del Programa

La dependencia de datos del programa es la estrecha relación entre los datos almacenados en archivos y los programas específicos que se requieren para actualizar y mantener sus archivos. Todo programa tradicional de cómputo tiene que describir la ubicación y naturaleza de los datos con que trabaja. En un entorno tradicional de archivos, cualquier cambio en los datos requiere un cambio en todos los programas que tienen acceso a los datos. Por Ejemplo, los cambios en las tasas impositivas o en la longitud.

Del código postal requieren cambios en los programas que requieren los datos modificados puede costar millones de dólares.

 Carencia de la flexibilidad

Un sistema tradicional de archivos puede enviar informes programados de rutina después de extensos esfuerzos de programación, pero no puede transmitir informes ad hoc o responder de manera oportuna a requerimientos imprevistos de información. La información requerida por las solicitudes ad hoc esta en algún lugar del sistema pero  es demasiado costoso recuperarla. Varios programadores tienen que trabajar durante semanas para reunir en un nuevo archivo los elementos de los datos requeridos.

Seguridad Escasa.

Dado que hay poco control sobre el acceso a los datos en este entorno confuso no ayuda a la gente a obtener información. Puesto que las piezas de información que están en archivos y partes de la organización diferentes no se pueden relacionar entre si, es prácticamente imposible que la información se comparta o se tenga acceso a ella de manera oportuna. La información no puede fluir libremente a través de distintas áreas funcionales o partes de la organización.